المحاسبة هي اللغة العملية للحياة المهنية، ولضمان استمرارية عملك ونجاحه والتأكد من أنه يسير على الطريق الصحيح من الناحية المالية ينبغي عليك مسك الدفاتر، وذلك لإعتبارها عملية جوهرية لابد منها لأي منشأة.
مسك الدفاتر هو جانب أساسي من جوانب إدارة الأعمال الصغيرة في المملكة ويتضمن تسجيل وتنظيم جميع المعاملات المالية التي تحدث داخل شركتك، بما في ذلك النفقات والإيرادات والأنشطة المالية الأخرى، ولابد من فهم أساسيات مسك الدفاتر.
مسك الدفاتر ذاتياً:
أحد المبادئ الأساسية لمسك الدفاتر هو الفصل بين الأمور المالية الشخصية والتجارية، ويمكن القيام بذلك عن طريق فتح حساب بنكي منفصل وإصدار بطاقة ائتمان للمعاملات التجارية الخاصة بالمنشأة، من خلال قيامك بذلك يمكنك بسهولة تتبع المعاملات المالية لأعمالك دون أي لبس.
يعد تتبع جميع معاملاتك المالية أمرًا بالغ الأهمية أيضًا، يتضمن ذلك تسجيل جميع المعاملات وعمليات الشراء والمبيعات والإيصالات والمدفوعات التي تمت من خلال معاملاتك التجارية في منشأتك.
إن مسك الدفاتر أمراً بالغ الأهمية للشركات الناشئة والصغيرة وذلك لانه يساعد في إظهار الميزانية بدقة عالية، ويبقي منشأتك على إستعداد للمعالجة الضريبية لأنه يوفر لك بيانات مالية جاهزة عند موعد استحقاق الضرائب، ويُسهل لملاك المنشآة رؤية الأهداف وإتخاذ قرارات أفضل سواءً كانت قرارات إدارية أو مالية.
يمكن أن يؤدي استخدام برنامج محاسبة إلى جعل هذه المهمة أكثر سهولة وكفاءة، كما ان هنالك العديد من خيارات البرامج المحاسبية المتخصصة بمسك الدفاتر المتاحة في المملكة التي يمكن أن تساعدك في إدارة أموالك بشكل أكثر دقة ووضوح.
ويعد إنشاء مخطط للحسابات (الشجرة المحاسبية) جانبًا مهمًا آخر من جوانب مسك الدفاتر، يتضمن ذلك سرد جميع الحسابات التي تستخدمها لتتبع أموالك بما في ذلك الدخل والمصروفات والأصول والخصوم وحقوق الملكية.
وتعد تسوية حساباتك أمرًا ضروريًا أيضًا للتأكد من تطابق سجلاتك مع سجلات البنك، تساعدك هذه العملية في تحديد أي أخطاء أو تناقضات وإجراء التصحيحات، كما أنه يعد إنشاء القوائم المالية جزءًا مهمًا من مسك الدفاتر أيضًا، تلخص هذه القوائم الأنشطة المالية لشركتك، وتتضمن بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي.
التحديات والأخطاء الشائعة:
يعد مسك الدفاتر جانبًا مهمًا من جوانب إدارة الشؤون المالية لمنشأتك الصغيرة في المملكة العربية السعودية، ومع ذلك من السهل ارتكاب أخطاء قد يكون لها عواقب وخيمة، فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة في مسك الدفاتر التي ترتكبها المنشأت الصغيرة:
- خلط الشؤون المالية الشخصية والتجارية: أحد أكثر أخطاء مسك الدفاتر شيوعًا هو الخلط بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية، يمكن لهذا أن يجعل من الصعب تتبع نفقات نشاطك التجاري، ويمكن أن يؤدي إلى سجلات مالية غير دقيقة.
- عدم تتبع جميع النفقات والإيرادات: من الضروري تتبع جميع نفقات عملك وإيراداته مهما كانت صغيرة لمعرفة موقفك المالي، يشمل ذلك نفقات مثل اللوازم المكتبية ونفقات السفر، وحتى المشتريات الصغيرة مثل القهوة أو الوجبات الخفيفة، و ايراداتك من نشاطك التجاري.
- الفشل في تسوية الحسابات: تتضمن تسوية حساباتك موازنة سجلاتك المالية ببياناتك المصرفية للتأكد من تطابق جميع العمليات. يمكن أن يؤدي الفشل في تسوية حساباتك إلى عدم دقة السجلات المالية والمعاملات الفائتة.
- عدم استخدام برامج المحاسبة: لا يزال العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة في المملكة العربية السعودية يعتمدون على طرق مسك الدفاتر اليدوية التي قد تستغرق وقتًا طويلاً وتكون عرضة بشكل أكبر للأخطاء، يمكن أن يساعد استخدام برامج المحاسبة في أتمتة العملية وتقليل أخطار الأخطاء.
- عدم إصدار فاتورة للعملاء: تعد الفواتير جزءًا مهمًا من الحصول على أموال مقابل عملية بيع سلع أو خدمات، قد يؤدي عدم إصدار الفواتير للعملاء إلى خسارة في إثبات الإيرادات وحساب المخزون إذا كانت سلعاً وسجلات مالية غير دقيقة.
- عدم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من السجلات المالية: يمكن أن تؤدي أعطال الحاسوب أو أي مشكلات أخرى إلى فقدان السجلات المالية، من الضروري إجراء نسخ احتياطي لسجلاتك المالية بانتظام لتجنب فقدان المعلومات المهمة.
- عدم مواكبة الالتزامات الضريبية: قد يؤدي عدم تحديثك لتقاريرك الضريبية بشكل منتظم إلى فرض غرامات على منشأتك، من المهم أن تظل على اطلاع بالتزاماتك الضريبية وأن تقدم إقراراتك في الوقت المحدد.
ختاماً:
يشكل التسجيل المحاسبي ومسك الدفاتر بطريقة صحيحة أساس إدارة المشاريع التجارية، في هذا المقال ناقشنا خيار مسك الدفاتر ذاتيًا وقد يكون هذا هو الخيار الأمثل للشركات الناشئة أو الشركات المتناهية الصغر، والتي قد لا تتحمل تكلفة تعيين محاسب أو التعاقد مع مكتب لإدارة العمليات المحاسبية، واستعرضنا عدد من الاستراتيجيات والمبادئ التي تساعد صاحب الشركة على إدارة حساباته بشكل صحيح، وأيضًا أوضحنا أكثر الأخطاء المتعلقة بحفظ السجلات شيوعًا، ومن خلال توظيفك لهذه المعلومات ستتمكن من اختصار الوقت وتفادي الوقوع في الأخطاء.
